Jak powinno wyglądać zarządzanie zespołem?

Szef jest najważniejszą postacią w strukturze firmy. To on decyduje o wzajemnych relacjach i wpływa na poziom zaangażowania pracowników w wykonywane przez nich obowiązki. To on jest odpowiedzialny za kierowanie i zarządzanie zespołem.

Wybór najlepszych kandydatów jest kluczowy w początkowej fazie tworzenia struktur w firmie. Dotyczy to nie tylko ich doświadczenia i wiedzy, ale także osobowości i dopasowania do wartości firmy. Idealny pracownik powinien podzielać te same cele co firma oraz posiadać zestaw cech, które pozwolą mu na efektywne wykonywanie swoich obowiązków.

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych sposobów, aby dowiedzieć się jak najwięcej informacji o kandydacie podczas procesu rekrutacji:

1. Testy predyspozycji (diagnozujące poziom intelektualny)
2. Kwestionariusze motywacyjne i wywiady kompetencyjne (czyli weryfikacja poziomu kompetencji kandydata na podstawie jego dotychczasowych doświadczeń w różnych sytuacjach zawodowych).

Dowiedz się, jaki jest koszt zatrudnienia pracownika na stronie https://optima-comarch-erp.pl/ksiegowosc-i-finanse/igon/dowiedz-sie-jaki-jest-koszt-zatrudnienia-pracownika.html

• Zarządzanie zespołami – Bądź liderem dla swojego zespołu

Pracodawcy raz zatrudniają (nawet jednego) pracownika. Ważne jest, aby ustalić pozycję lidera.

Lider to ktoś, kto:

1. posiada umiejętność panowania nad swoimi emocjami
2. jest zdecydowany i dokonuje świadomych, wyważonych wyborów
3. potrafi dostrzec wady zarówno swoje, jak i organizacji;
4. Dobrze dogaduje się z innymi pracownikami i chętnie z nimi współpracuje;
5. Budzi szacunek;
6. Jest sumienny i zdyscyplinowany, a jego/jej postawa motywuje/zachęca innych do pracy.
7. Odkrywa potencjał w innych, co przynosi korzyści zarówno firmie, jak i samemu pracownikowi. Pracownik zaczyna wierzyć w siebie.

Skuteczny lider potrafi stworzyć efekt synergii w swoim zespole. Oznacza to, że umiejętności każdego z pracowników zostają potwierdzone, co pozwala grupie osiągać lepsze wyniki. Nie jest to tylko sposób na osiągnięcie wysokich wyników sprzedażowych czy finansowych. W zespole panuje pozytywna atmosfera, wszyscy dzielą się odpowiedzialnością za osiągnięcia i wszyscy są zaangażowani w pracę.

• Motywacja a zarządzanie zespołem

Motywacja jest podstawową funkcją lidera w grupie, która ma dobre zarządzanie zespołem. Działania te można rozpocząć tylko wtedy, gdy zna się potrzeby swoich pracowników i dopasowuje je do swoich oczekiwań i umiejętności. Lider może ułatwić ocenę pracy pracowników, dając im dobrze rozłożone zadania.

Choć finanse są głównym czynnikiem wpływającym na motywację ludzi do pracy, to pracownicy mogą być w pełni zaangażowani w inny sposób. Dotyczy to zwłaszcza małych i średnich firm, w których pozapłacowe metody motywacji mogą być bardziej skuteczne niż niewielkie podwyżki czy premie.

Jednym ze sposobów motywowania pracowników są zmiany w zakresie obowiązków służbowych. Pracownicy będą bardziej produktywni i zmotywowani, jeśli ich praca będzie mniej monotonna. Pracownicy powinni być zaangażowani w decyzje, które mają wpływ na całą firmę. Jest to świetna zachęta do identyfikowania się z firmą. Zależy to od charakteru danej osoby – czy jest ona nastawiona na swoje umiejętności, czy też woli stałą pracę i unika zmian. Może to prowadzić do zniechęcenia i negatywnie wpływać na pracę zespołu. Osoby otwarte na naukę mogą być motywowane poprzez poszerzanie zakresu obowiązków i zwiększanie samodzielności.

Każdy chce być doceniany za swoją pracę. Pozytywne efekty można osiągnąć tylko wtedy, gdy pochwała jest udzielana zaraz po wykonaniu zadania. Ważne jest, aby pochwała była szczera, poparta argumentami i w odpowiedniej formie. Wiele osób uważa pochwały na forum za żenujące. Nie powinieneś krytykować i wytykać błędów przy świadkach. Taka rozmowa powinna odbyć się twarzą w twarz z pracownikiem, aby omówić jego przyszłe zachowanie i zaproponować sugestie.

Dobra atmosfera i partnerskie relacje między szefem a pracownikami są kluczem do zbudowania zgranego zespołu i wyzwolenia lojalności, zaangażowania i kreatywności. Regularne spotkania, wykorzystywanie partnerów do prowadzenia rozmów oraz sprawna komunikacja mogą mieć pozytywny wpływ na motywację całego zespołu.

• Zarządzanie zespołami przez cele czy zarządzanie jakością?

Lider to osoba, która potrafi skutecznie i racjonalnie zarządzać zespołem. Jednak wypracowanie unikalnego i funkcjonalnego systemu zarządzania firmą może być trudne. Przedsiębiorca może wykorzystać istniejące modele zarządzania ZPC (przez cele) i TQM (przez jakość) do zarządzania swoją firmą.

W skład zarządzania zespołem przez cele wchodzą następujące cyklicznie powtarzające się fazy:

Systematyzacja celów przedsiębiorstwa.

Kierownicy i podwładni powinni wyznaczyć cele pośrednie i indywidualne, które są związane ze strategicznym obszarem decyzyjnym.

Planowanie strategiczne i operacyjne, wiążące cele indywidualne z nadrzędnymi celami strategicznymi;

Bieżąca kontrola nad realizacją celów należących zarówno do strategicznego obszaru decyzyjnego, jak i indywidualnej swobody działania.

Ocena wyników pracy personelu i zarządzania, czyli informacja zwrotna o wynikach

Ten model zarządzania opiera się na określeniu przez menedżerów i ich podwładnych celów indywidualnych, celów dla strony przeciwnej oraz celów dla firmy. Następnie systematyzują je i wiążą z głównym celem firmy. Monitorowanie realizacji celów jest procesem ciągłym, który koncentruje się na korygowaniu błędów i w dużej mierze polega na samokontroli. W zarządzaniu zespołem według celów podstawową zasadą jest to, że każdy musi wziąć odpowiedzialność za ewentualne błędy lub niedociągnięcia w realizacji. Celem ZPC jest motywowanie i wzmacnianie całej organizacji poprzez umożliwienie pracownikom i innym osobom współtworzenia zadań i celów.

• Dla najbardziej efektywnego systemu ZPC wymagane jest sześć elementów:

1. Zaangażowanie;
2. Wyznaczanie celów na najwyższych szczeblach zarządzania
3. Cele indywidualne
4. Uczestnictwo;
5. Samodzielność w realizacji planów
6. Ocena wyników.

Inną znaną koncepcją zarządzania jest zarządzanie zespołem poprzez jakość (TQM). Jest ona podobna do ZPC i angażuje wszystkich pracowników poprzez pracę zespołową.

TMQ opiera się na ośmiu elementach:

1. Orientacja na klienta.
2. Przywództwo;
3. Partycypacja pracowników
4. Podejście procesowe
5. Zarządzanie przez systemy
6. Ciągłe doskonalenie;
7. Podejmowanie decyzji w oparciu o fakty.

Dostawcy i klienci mogą mieć wzajemnie korzystne relacje.

W zarządzaniu jakością chodzi przede wszystkim o optymalizację procesów produkcyjnych. I co najważniejsze, poprawa jakości nie kończy się. Zarządzanie TMQ ma na celu osiągnięcie długoterminowego sukcesu. Opiera się to na zadowoleniu klienta oraz na korzyściach dla organizacji i jej członków.

• Jak przekonać pracowników do zmiany i działania?

Psychologowie twierdzą, że istnieją dwa rodzaje działania: emocjonalne i racjonalne. Ten typ relacji można porównać do słonia i jeźdźca, czy kibica i zawodnika w coachingu. Jeden z tych stanów uaktywnia się, gdy człowiek staje w obliczu zmiany. Często jest to słoń. Jest on zmęczony i nie chce się zmieniać. Nie wynika to z lenistwa. Jednak jest to również spowodowane tym, że jeśli człowiek próbuje zmienić swoje zachowanie, musi być silny. Twórczy zapał do sukcesu pochłania całą energię, która jest w nim skoncentrowana. Istotne jest, aby w takich sytuacjach lider skutecznie zarządzał zespołem. Musi umieć wychwycić racjonalnych zwolenników zmian i z nimi współpracować. Jeździec wykorzystuje swoje menedżerskie umiejętności miękkie, aby przekonać słonia do zmiany. Racjonalista skomunikuje się ze słoniem i przygotuje go na sukces. Wprowadzając zmiany w zespole, lider musi pamiętać, że oprócz poparcia zwolenników, wiele zależy od jego postawy i działań. Musi pamiętać, że milczenie nie jest akceptacją jego działań. Ważne jest słuchanie zespołu i zwracanie uwagi na jego problemy. Taka informacja zwrotna tworzy pozytywną atmosferę i pomaga w sprawnym wprowadzaniu zmian.